Catering ed eventi: come pianificare ordini, scorte e consegne

Nel catering l’ordine si decide giorni prima dell’evento, ma gli errori si vedono sul momento: troppo poco, troppo tardi o nel posto sbagliato. Questa guida spiega come stimare le quantità, quanta scorta tenere, come organizzare le consegne e dove stanno i rischi quando si lavora con numeri che cambiano.

Parti dal numero di ospiti e dal tipo di servizio

Le quantità dipendono dal formato dell’evento. Un buffet in piedi, un pranzo seduto e un aperitivo lungo consumano in modo diverso, anche con lo stesso numero di persone. Prima di ordinare scrivi il menu, la sequenza dei servizi e il numero di ospiti atteso, con una forbice realistica.

Per ogni piatto parti dalla grammatura per porzione della tua scheda tecnica e moltiplicala per gli ospiti. Se non hai una scheda, costruiscila con una prova: prepara tre porzioni e pesale. Le percentuali sono sempre della tua esperienza, non di una tabella universale.

Annota gli avanzi di ogni evento: quanto è rimasto di ciascun piatto, che cosa è finito presto. Dopo tre o quattro servizi avrai i tuoi coefficienti, molto più affidabili di qualunque regola generale. Distingui anche tra chi mangia poco perché c’è molta scelta e chi mangia molto perché il servizio dura a lungo.

Quanta scorta aggiungere

Una scorta di sicurezza serve, ma va ragionata. Per i prodotti secchi e a lunga conservazione, come pasta, condimenti e conserve, puoi permetterti un margine più largo, perché l’eccedenza resta in magazzino e rientra negli ordini successivi. Per i freschi il margine deve essere più stretto, perché ciò che avanza si butta.

• secchi: margine generoso, il surplus non si perde;
• freschi e latticini: margine contenuto, con la possibilità di un riordino;
• prodotti critici per il menu: una piccola riserva in più, perché non hanno sostituti.

Chiedi le conferme in tempo

Fissa col cliente una data oltre la quale il numero degli ospiti non cambia più, o cambia solo di poco. Quel giorno diventa la data di riferimento per i tuoi ordini. Senza una scadenza chiara si finisce a ordinare sul numero più alto, con il costo che ne consegue.

Chiedi anche le intolleranze e le esigenze alimentari con lo stesso anticipo. Un menu alternativo si organizza con calma, non il giorno prima, e richiede ingredienti separati che vanno ordinati e conservati a parte.

Calendario degli ordini

Lavora a ritroso dalla data dell’evento e segna per ciascuna categoria quando va ordinata e quando deve arrivare. Un calendario semplice può avere tre momenti:

• ordine dei secchi e dei prodotti a lunga conservazione, con anticipo;
• ordine dei freschi, il più vicino possibile all’evento;
• un eventuale riordino di integrazione, per le correzioni dell’ultimo momento.

Con un fornitore che consegna il giorno dopo l’ordine, il riordino diventa una vera opzione e non solo una speranza. Ne parliamo nella sezione finale.

Tieni una lista di controllo per ogni evento, con le quantità ordinate, ricevute e consumate. A fine servizio il confronto ti dice dove hai ordinato troppo e dove hai rischiato di restare corto, ed è la base per il preventivo successivo.

Consegne, trasporto e catena del freddo

Verifica l’orario di arrivo della merce rispetto all’orario di preparazione, e lascia un margine per i controlli. Controlla che la quantità e le temperature corrispondano all’ordine prima di firmare la bolla. Se l’evento è in una location esterna, decidi dove si ricevono i prodotti, dove si conservano e chi li prende in carico.

Per i prodotti freschi, porta in loco contenitori e borse termiche adeguati, e riduci al minimo il tempo fuori frigorifero. Se la preparazione avviene nel tuo laboratorio, conserva i semilavorati con data e contenuto ben segnati.

Pensa infine al piano B: se un prodotto non arriva o arriva danneggiato, quale alternativa hai nel menu? Decidilo prima, con il cliente se serve. Una sostituzione concordata in anticipo si gestisce senza stress, una improvvisata sul posto no.

Come può aiutarti CEDIS Group

CEDIS Group serve soprattutto il Piemonte, e anche Lombardia e Liguria; con lo shop online si ordina da tutta Italia: se ordini entro le 18 dallo shop su shop.cedisgroup.com, la consegna avviene la mattina dopo. I freschi viaggiano su mezzi a temperatura controllata 0/+4 gradi. Il minimo d’ordine è di 150 euro IVA esclusa. Le categorie utili per un evento includono gastronomia, latticini, salumi, pasta e secchi. Per capire come si effettua un ordine, leggi la pagina come si ordina. Per pianificare il tuo prossimo evento: Richiedi un preventivo gratuito